Gestión de Almacenaje del Hospital

Mapa de Procesos del Almacen

Nivel Administrativo del Hospital

Gestión de Almacenaje del Hospital

Básicamente la función del almacén es llevar el control y el monitoreo del inventario del hospital manejando los mejores procesos a su alcance, para que la operación sea lo más facil y efectiva.

El almacén, se encarga de revisar y planificar que las necesidades del hospital sean lo más apropiadas y acordes a sus requerimiento. Adicionalmente, son los encargados de llevar el control sobre el cumplimiento de las entrega de las órdenes de compra, ya que ellos en base a lo colocado en las órdenes de compra, se encargan de planificar los día de recepción de las cargas. Adicional, es el encargado del monitoreo de la rotación de los productos, por tal razón deben estar continuamente notificándole a los departamentos la situación de sus productos, este Dpto. tiene entre una de sus múltiples funciones, la tarea de evitar que los productos se venzan en la bodega, ya que generalmente los proveedores reciben esos productos y los reponen por productos de mejor fecha.

Situación actual del Almacén

El almacén controla y maneja las necesidades del hospital por métodos estadísticos, de las cuales cada año (dependiendo del área) hacen un aumento en sus requerimiento basándose en una cifra promedio en comparación con las demandas incurridas en años anteriores.

El almacén trabaja extrechamente con 17 departamentos del hospital, los cuales son:

· Dpto. Central de Equipo
· Salon de Operación
· Laboratorio
· Farmacia
· Patología
· Hematología Especial
· Genética
· Epidemiología
· Mantenimiento
· Dpto. Aseo
· Dpto. Nutrición
· Rayos X
· Cardiología
· Neurología
· Sistemas






Cada uno de esos departamentos le envía al almacén de forma manula sus requerimientos, a través de una formulario llamado “Hoja de Requisición y Despacho”, en la cual ellos anotan el nombre del producto, la presentación del producto, el código del producto (en caso de ser un producto nuevo, se le asigna el código), las unidades solicitadas.

Modo de Almacenaje

El modo de almacenaje en su mayor parte es mediante estantería de hierro de 4 niveles, los cuales son mayormente utilizados para el almacenamiento de los medicamentos, materiales y equipos quirúrgicos, reactivos, herramientas, uniformes, utensilios de la cocina, útiles de oficina y aquellos suministros que por su uso requieran la mayor asepsia posible. La movilización de la carga es a través de carretillas y carros de mano.

El otro modo de almacenaje es mediante el apilamiento de las cajas. La ubicación se hace según el departamento que requere el producto y según el contenido de la caja, ya que ellos tienen el mayor cuidado de no mezclar productos que pueden sufir alguna reacción o contaminación al estar juntos. En el hospital también se da el caso del almacenaje por arrume negro, este caso se dá es en la bodega de la lavandería y mantenimiento, ya que como ellos trabajan con equipos y productos sobredimensionados (caso de maquinarioa y las telas ), por falta de estanterías apropiadas y espacio, no les queda otra alternativa de que trabajar de ese modo.

El sistema de codificación que se utiliza en el hospital, cuenta con un mínimo de 6 dígitos, en donde los 4 primeros dígitos les permite a ellos saber para que departamento es el producto y que contiene, por ejemplo, el código 01 02 03, significa:

01: Departamento Central de equipo
02: Agujas
03: Es un número correlativo del sistema de cada uno de los items que se van ingresando al sistema.

Una vez codificado el producto físicamente y en sistema, el funcionario del almacén, proceder a ubicar la carga dentro de la bodega, una vez almacenada, le colocan un papel frente al producto con el número de código, la descripción del producto, los número de bultos en la ubicación, la cantidad de producto que hay en esa posisción, el número de lote y fecha de vencimiento. Junto a este papel, colocan un formulario (Formulario de despachos) en donde cada vez que se vayan despachando el producto van colocando a que departamento se le despacho, el día del despacho, la cantidad despachada y la persona que recibió este despacho.

Sistemas utilizados por el Almacén

El almacén utiliza un sistema informático con el cual llevan el control de cada una de las entradas y salidas del inventario, este sistema les permite a ellos generar los reportes con los cuales cada año hacen sus proyecciones del consumos promedio que pueda llegar a tener el hospital.

Análisis de la Situación Actual del Hospital

Basándonos en el material visto en clase, podemos clasificar que el método de almacenamiento empleado en el hospital encaja en una tarea, ya que ellos únicamente se encargan de recibir, guardar y consumir. Se puede decir que un 90% de los productos que reciben, son productos terminados y que es solo un 10% del inventario que podría ser productos semi-terminados, como sería el caso de las telas, ya que con ellas es que en el hospital hacen las sábanas, toallas y pijamas para los pacientes. También podemos mencionar los solventes, reactivos y ciertos medicamentos que llegan como materia prima y que el hospital combina en dosis específicas para hacer preparaciones médicas. Otro caso podría ser los condimentos y alimentos que utilizados en conjunto generan un menú variado para la alimentación de los pacientes y el personal.

El sistema de almacenamiento, es convencional y sencilla ya que las estanterías utilizadas no son tan altas (4 niveles máx.) debido a la altura física del almacén, en este punto podríamos decir que con la estantería que utilizan, si les permite aprovechan el máximo de la altura de la bodega.

En la bodega no utilizan equipos de manipuleo sofisticados ni para el caso de la ubicación de la carga, ni para el caso de la identificación de la misma. Para el primer caso, podemos decir que no han implementado esos equipos porque el espacio para circular es reducido no permitiría el libre tránsito de un montacargas. Para el segundo caso, las etiquetas que le colocan a las cajas y a sus ubicaciones son hechas a mano una vez la carga es seleccionada y acomodada.

En la bodega se utiliza mucho el proceso manual, básicamente de este proceso dependen todos los procesos y procedimientos que no solamente se realizan en la bodega sino también en el resto del hospital, ya que todas las documentaciones (órdenes de compras, formularios de entrada y salida, etc.) son elaborados manualmente y enviadas de un departamento a otro a través de un personal. El hospital no cuenta con un sistema integrado que le permite interconectar a todos los departamentos.

El sistema utilizado por la bodega, es bastante sencillo y en la práctica se ha quedado un poco obsoleto y limitado, ya que no les permite poner grandes descripciones o comentarios que puedan presentarse para el caso de un producto. El tipo de reporte que emite el sistema del almacén es muy simple ya que el sistema por sí solo no genera reportes detallados que si lo comparamos con otros sistemas más actualizados si lo hacen; esto hace que en base a una información del emitida por el sistema del almacén, se tengan que estar haciendo análisis y cuadros en Excel para así poder obtener la información requerida.

La mayor parte del personal de la bodega, es un personal empírico y lo que saben sobre almacenaje, lo han ido aprendiendo con el pasar de los años. Se podría decir que parte de la problemática que se pueda estar presentando en la bodega pueda ser por este factor, ya que en parte es necesario que en una bodega esté conformada con personal capacitado e instruido en él tema para poder así implementar las mejores técnicas.

Oportunidades de Mejoramiento

Dentro de las oportunidades de mejoramiento lo que se sugiere es la implementación de un sistema ERP que soporte no solo las necesidades de área del almacenamiento, sino también las necesidades del resto de los departamentos del hospital, ya que la misma permitiría omitir tantos procesos manuales y a su vez permitiría interconectar las informaciones que se manejan en cada departamento en un solo sistema. Con la implementación de este sistema, permitiría que todos los departamentos tuvieran información en tiempo real.

Recepción:

· La recepción de los productos en el área del almacén debe seleccionarse de tal manera que facilite su acomodo y almacenamiento y que disminuya el tiempo de estadía de estos productos en el área de recepción. Consideramos que esto se debe lograr si se lleva una mejor coordinación con los proveedores en cuento a los productos que entreguen.

Acomodo:

· El acomodo y la codificación de los materiales se debe hacer de forma ordenada y en orden de llegada, ya que esto permitirá que haya mayor fluidez en el proceso y evitará que se confundan los productos y las ubicaciones de los mismos.

· Se debe implementar la codificación a través de códigos de barra, ya que con la implementación del mismo se haría en un solo paso, lo que en la actualidad se hace en 3 pasos. Con esta implementación también se tendría que pensar en la compra del lector de código de barra, el cual ayudaría grandemente en los procesos de entrada y salida del producto de la bodega.

Almacenamiento:

· El almacenamiento de los productos debe ser estandarizado, en la actualidad en una misma bodega se pueden encuentra productos en cajas y productos sueltos. Con esta sugerencia lo que se propone es llevar un mejor control de los productos y evitar en lo mayormente posible que se confundan productos con otros.

· En un futuro se debe de ir pensando en tener una sola bodega en donde puedan almacenar todos los productos, con esto el personal del almacén puede tener un mejor panorama de las ubicaciones y llevar un mejor control de los productos. Con la implementación de una bodega más grande, habría entonces que considerar la implementación de estanterías de mayor capacidad y equipos mecánicos que agilicen la movilización de los pedidos.

Preparación del pedido:

· Los pedidos al almacén se deben seleccionar por días y por urgencias.

· El personal del almacén debe estar capacitado de tal manera que los pedidos sean despachados, manipulados y almacenados bajo los estándares de calidad que requieren.

Despachos:

· Los despachos deben estar estrictamente coordinados entre el almacén y el departamento que solicita el producto y se deben hacer en horario en donde haya menor volumen de personas en los pasillos para sí evitar su congestionamiento.