Gestión de Almacenaje del Hospital

Mapa de Procesos del Almacen

Nivel Administrativo del Hospital

Gestión de Almacenaje del Hospital

Básicamente la función del almacén es llevar el control y el monitoreo del inventario del hospital manejando los mejores procesos a su alcance, para que la operación sea lo más facil y efectiva.

El almacén, se encarga de revisar y planificar que las necesidades del hospital sean lo más apropiadas y acordes a sus requerimiento. Adicionalmente, son los encargados de llevar el control sobre el cumplimiento de las entrega de las órdenes de compra, ya que ellos en base a lo colocado en las órdenes de compra, se encargan de planificar los día de recepción de las cargas. Adicional, es el encargado del monitoreo de la rotación de los productos, por tal razón deben estar continuamente notificándole a los departamentos la situación de sus productos, este Dpto. tiene entre una de sus múltiples funciones, la tarea de evitar que los productos se venzan en la bodega, ya que generalmente los proveedores reciben esos productos y los reponen por productos de mejor fecha.

Situación actual del Almacén

El almacén controla y maneja las necesidades del hospital por métodos estadísticos, de las cuales cada año (dependiendo del área) hacen un aumento en sus requerimiento basándose en una cifra promedio en comparación con las demandas incurridas en años anteriores.

El almacén trabaja extrechamente con 17 departamentos del hospital, los cuales son:

· Dpto. Central de Equipo
· Salon de Operación
· Laboratorio
· Farmacia
· Patología
· Hematología Especial
· Genética
· Epidemiología
· Mantenimiento
· Dpto. Aseo
· Dpto. Nutrición
· Rayos X
· Cardiología
· Neurología
· Sistemas






Cada uno de esos departamentos le envía al almacén de forma manula sus requerimientos, a través de una formulario llamado “Hoja de Requisición y Despacho”, en la cual ellos anotan el nombre del producto, la presentación del producto, el código del producto (en caso de ser un producto nuevo, se le asigna el código), las unidades solicitadas.

Modo de Almacenaje

El modo de almacenaje en su mayor parte es mediante estantería de hierro de 4 niveles, los cuales son mayormente utilizados para el almacenamiento de los medicamentos, materiales y equipos quirúrgicos, reactivos, herramientas, uniformes, utensilios de la cocina, útiles de oficina y aquellos suministros que por su uso requieran la mayor asepsia posible. La movilización de la carga es a través de carretillas y carros de mano.

El otro modo de almacenaje es mediante el apilamiento de las cajas. La ubicación se hace según el departamento que requere el producto y según el contenido de la caja, ya que ellos tienen el mayor cuidado de no mezclar productos que pueden sufir alguna reacción o contaminación al estar juntos. En el hospital también se da el caso del almacenaje por arrume negro, este caso se dá es en la bodega de la lavandería y mantenimiento, ya que como ellos trabajan con equipos y productos sobredimensionados (caso de maquinarioa y las telas ), por falta de estanterías apropiadas y espacio, no les queda otra alternativa de que trabajar de ese modo.

El sistema de codificación que se utiliza en el hospital, cuenta con un mínimo de 6 dígitos, en donde los 4 primeros dígitos les permite a ellos saber para que departamento es el producto y que contiene, por ejemplo, el código 01 02 03, significa:

01: Departamento Central de equipo
02: Agujas
03: Es un número correlativo del sistema de cada uno de los items que se van ingresando al sistema.

Una vez codificado el producto físicamente y en sistema, el funcionario del almacén, proceder a ubicar la carga dentro de la bodega, una vez almacenada, le colocan un papel frente al producto con el número de código, la descripción del producto, los número de bultos en la ubicación, la cantidad de producto que hay en esa posisción, el número de lote y fecha de vencimiento. Junto a este papel, colocan un formulario (Formulario de despachos) en donde cada vez que se vayan despachando el producto van colocando a que departamento se le despacho, el día del despacho, la cantidad despachada y la persona que recibió este despacho.

Sistemas utilizados por el Almacén

El almacén utiliza un sistema informático con el cual llevan el control de cada una de las entradas y salidas del inventario, este sistema les permite a ellos generar los reportes con los cuales cada año hacen sus proyecciones del consumos promedio que pueda llegar a tener el hospital.